Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Политика определяет порядок обработки и меры защиты персональных данных в сервисе «СВОД» на сайте swod.org (далее — Сервис) и опубликована во исполнение ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон).

1.2. Оператор персональных данных — Индивидуальный предприниматель Проницына Марина Геннадьевна (ИНН 660605920618, ОГРНИП 324665800131901, место нахождения: г. Екатеринбург) (далее — Оператор).

1.3. Политика применяется ко всем персональным данным, которые Оператор получает через Сервис.

1.4. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, — Оператор (ИП Проницына М. Г.). Обращения к нему направляются на privacy@swod.org.

2. Какие данные и чьи мы обрабатываем

2.1. Пользователи Сервиса:

• адрес электронной почты, имя (если указано);
• пароль — хранится только в виде необратимого хеша;
• сведения профиля, если Пользователь их указал: вид и описание деятельности, сторона в договорах по умолчанию, настройки;
• IP-адрес и сведения о браузере (user agent), дата и время входа и действий в Сервисе;
• сообщения чат-ассистенту и ассистенту настройки профиля;
• сведения о платежах: номер заказа, сумма, назначение, статус. Данные банковской карты вводятся на странице банка и Оператору не передаются.

2.2. Лица, сведения о которых содержатся в загруженных документах и сообщениях (контрагенты Пользователя, их представители, подписанты, работники и иные лица): ФИО, должность, адрес, контактные данные, реквизиты документа, удостоверяющего личность, банковские реквизиты и иные сведения в объёме документа. Оператор получает эти данные от Пользователя и обрабатывает их по его поручению (ч. 3 ст. 6 Закона) на условиях п. 5.2 Пользовательского соглашения, только для анализа документа в интересах Пользователя. Если Пользователь — гражданин, использующий Сервис для личных нужд, Оператор обрабатывает такие данные для осуществления прав и законных интересов Пользователя (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона), если при этом не нарушаются права и свободы субъектов. Уведомление субъектам в этом случае не направляется, поскольку оно нарушило бы права и законные интересы Пользователя (п. 5 ч. 4 ст. 18 Закона). Перед передачей в Anthropic эти сведения обезличиваются (п. 8.1).

2.3. Лица, направившие обращение Оператору: адрес электронной почты и сведения, указанные в обращении.

3. Цели обработки

• регистрация, вход и восстановление доступа к учётной записи;
• предоставление функций Сервиса: распознавание и автоматизированный анализ документов, досье, доступ по ссылке, чат-ассистент;
• направление служебных писем (подтверждение адреса, восстановление пароля);
• обеспечение безопасности Сервиса и расследование инцидентов;
• приём платежей и их учёт;
• рассмотрение обращений.

4. Правовые основания

• учётная запись, функции Сервиса, служебные письма — исполнение Пользовательского соглашения (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона) и согласие Пользователя (п. 1 ч. 1 ст. 6);
• трансграничная передача данных Пользователя в Anthropic (после обезличивания, п. 8.1) и Resend (США) — согласие Пользователя (п. 1 ч. 1 ст. 6);
• данные других лиц из документов — поручение Пользователя (ч. 3 ст. 6; п. 5.2 Соглашения), а для пользователей-граждан, действующих в личных целях, — п. 7 ч. 1 ст. 6;
• журнал входов и действий — законный интерес Оператора в обеспечении безопасности (п. 7 ч. 1 ст. 6);
• обращения субъектов, учёт платежей — исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законом (п. 2 ч. 1 ст. 6).

5. Цели, данные, основания и сроки — сводно

6. Действия и способы обработки

Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, обезличивание, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение. Обработка автоматизированная. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки.

7. Где хранятся данные

Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона).

8. Передача третьим лицам, в том числе за рубеж

8.1. Оператор передаёт персональные данные только в объёме, необходимом для целей обработки:

• Anthropic, PBC (548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, США) — текст загруженных документов, названия договоров, сообщения чат-ассистенту и ассистенту настройки профиля после обезличивания — для автоматизированного анализа языковой моделью Claude. До передачи Оператор на своих серверах в Российской Федерации автоматически заменяет условными обозначениями наименования сторон договора, фамилии, имена, отчества, паспортные данные, даты рождения, адреса, телефоны, адреса электронной почты, ИНН, ОГРН, КПП, СНИЛС, банковские реквизиты и номера карт, исключает раздел с реквизитами и подписями сторон, а также скрывает сведения, указанные Пользователем. Таблица соответствия обозначений исходным данным в Anthropic не передаётся. Персональные данные, которые не были распознаны автоматически (например, имя без отчества, иностранное имя, сведения в тексте сообщений), передаются в составе текста;
• Plus Five Five, Inc. (сервис Resend, США) — адрес электронной почты и текст служебного письма — для доставки писем;
• Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, США) — письма, направленные на адрес privacy@swod.org, — для их пересылки Оператору;
• Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, США) — письма, направленные на адрес privacy@swod.org, — для хранения в почтовом ящике Оператора;
• АО «Альфа-Банк» (107078, г. Москва, ул. Каланчевская, д. 27, Россия) — номер заказа, сумма, назначение платежа и адрес электронной почты — для приёма платежа;
• ООО «Бегет» (Россия) — размещение серверов и баз данных Оператора на территории Российской Федерации.

8.2. Передача данных компаниям Anthropic, Resend, Cloudflare и Google является трансграничной; США не входят в перечень иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных. Данные, передаваемые в Anthropic после обезличивания, Оператор считает персональными данными: таблица соответствия хранится у Оператора, а автоматическое обезличивание может пропустить отдельные сведения. Трансграничная передача осуществляется после уведомления Роскомнадзора в порядке, установленном ст. 12 Закона. Основания передачи: для данных Пользователя — его согласие; для данных других лиц из документов — поручение Пользователя (п. 5.2 Пользовательского соглашения).

8.3. Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их для рекламы.

9. Сроки обработки и уничтожение

9.1. Учётная запись, профиль, сообщения ассистентам, журнал входов и действий — до удаления учётной записи. Исходные файлы документов — до истечения срока хранения, выбранного Пользователем в настройках (24 часа, 7 или 30 дней; по умолчанию — 30 дней), а при выборе «Не удалять» — до удаления договора или учётной записи. Распознанный текст и результаты анализа — до удаления учётной записи; по обращению Пользователя — уничтожаются в течение 30 дней. Сессия входа — до выхода, но не дольше 30 дней. Сведения о платежах — 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Обращения — 3 года с даты ответа.

9.2. По достижении целей обработки, при отзыве согласия или удалении учётной записи персональные данные уничтожаются в срок не более 30 дней, если иное не предусмотрено законом. Данные удаляются из баз данных и хранилища файлов без возможности восстановления. Уничтожение подтверждается в порядке, установленном приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

10. Права субъекта персональных данных

• получать сведения об обработке своих персональных данных (ст. 14 Закона);
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не нужны для заявленной цели; неполные или неточные данные уточняются в течение 7 рабочих дней;
• требовать прекращения обработки — Оператор прекращает её в течение 10 рабочих дней (срок может быть продлён на 5 рабочих дней), кроме случаев, когда обработка допускается без согласия;
• отозвать согласие на обработку;
• обжаловать действия Оператора в Роскомнадзоре или в суде.

11. Как обратиться

Обращение направляется на privacy@swod.org. В обращении укажите адрес электронной почты учётной записи или иные сведения, позволяющие установить, что данные относятся к вам, и суть требования. Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с даты получения обращения; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением о причинах.

12. Меры защиты

• соединение с сайтом защищено (HTTPS);
• текст документов и сообщений обезличивается на серверах Оператора до передачи в Anthropic; таблица соответствия обозначений исходным данным хранится только на серверах Оператора в Российской Федерации;
• перед анализом Пользователь может просмотреть обезличенный текст и скрыть дополнительные сведения;
• пароли хранятся только в виде хеша (bcrypt);
• доступ к серверам и данным ограничен; каждый Пользователь видит только свои документы;
• сессии входа ограничены по сроку, ссылки подтверждения одноразовые;
• действия с документами записываются в журнал;
• исходные файлы удаляются по сроку хранения;
• страницы доступа по ссылке закрыты от индексации поисковыми системами.

13. Cookie и хранилище браузера

Сервис использует только служебную cookie сессии — для входа в учётную запись. В хранилище браузера сохраняются служебные данные интерфейса (структура досье, отметки о пройденных шагах, состояние обработки). Рекламные и аналитические cookie и счётчики не используются.

14. Изменение Политики

Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция публикуется на этой странице с указанием даты. Изменения, которые ухудшают положение Пользователя или меняют порядок обработки его данных, применяются в порядке раздела 8 Пользовательского соглашения.